あなたは、仕事が多すぎて、パンクしそうになったことはありますか？
あれも、これも、それもしないといけない・・・、そんな追い込まれたときに限って、更に追加の仕事を振られてしまう悪循環・・。そして、どんどん積みあがる仕事の山！
僕もそのような経験があります。
本当につらいですよね・・。
今回は、何から手を付けたら良いのかわからないときの処方箋をあなたにご紹介します！
まずは状況を整理してみよう！
あれもしなければ、これもしなければ、などと考えていると、知らず知らずのうちにストレスになってしまいます。ストレスを解放するお勧めの方法は、それらのタスクリストをいったん頭の中から解放してやることなのです。
つまり、「やるべきこと」を記憶に頼るのではなく、別の記憶媒体にダウンロードして、頭の中をスッキリさせてやればよいわけです。
紙にやるべきことを書き出す
一番のお勧めは、やるべきことを紙に書き出すことです。
PCに文字を入力してもよいのですが、不思議と紙に手を動かして文字を書いていると、気分が落ち着くものです。
To-Do List
１．A社 提案書作成
２．〇〇会議 議事録作成
…
９．▽▽企画書作成
こんな感じでOKです。
締め切りを確認する
次にそれぞれのタスクの締め切り（Due Date）を書き出します。
いつまでに、何を完了する必要があるのかを、タスクリストに書き出していきます。
明確な締め切りがないものは、空欄のままでOKです。 To-Do List
１．A社 提案書作成 〇月×日
２．〇〇会議 議事録作成 ー
…
９．▽▽企画書作成 〇月〇日
タスクの優先順位を決定する
よくありがちなのが、すべてが最重要というパターンです。
殆どの場合、それは嘘です！
どのタスクに最初に着手すべきは、緊急性ｘ重要性 というふたつの要素によって決定できます。
アイゼンハワーマトリックス（Eisenhower Matrix)を使う
アイゼンハワーマトリックスとは、米国第３４代大統領アイゼンハワーにちなんで名付けられたそうです。
| 緊急 | 緊急ではない | |
| 重要 | 1.すぐにやる | 2.今週中に実施 |
| 重要ではない | 3.誰かにやらせる | 4.やらない |
このマトリクスは、「緊急度」と「重要度」の組み合わせにより、どのような行動をとるべきかを示しています。順番に見ていきましょう。
1. 重要かつ緊急
これは最優先で対応が必要なタスクですので、「すぐやる」べきものです。速やかに片づけましょう！
2. 重要だが緊急ではない
これは重要なタスクなので対応は必要です。ただし、今すぐ実施するタスクではないため、いつまでにタスクを実行するのか予定を設定しましょう。これを怠ると、緊急ではなかったはずのタスクが炎上して、緊急なタスクになってしまいます。
3. 重要では無いが緊急
こちらは緊急なタスクですが、あなたにとって重要ではないものです。なんでも自分で対応するのではなく、ほかの誰かに委譲しましょう。
4. 重要でも緊急でも無い
これはそもそもやる価値のないタスクということで、対応する必要はないタスクです。
タスクの切り分けを怠ると・・・「炎上屋」になってしまうので注意
これは僕が体験した実例ですが、すべての案件を「炎上」させてしまう迷惑な人がいます。
その人は、緊急な案件をすぐに対応しないために、すべての案件を「重要かつ緊急な案件」にしてしまい、常に後手後手の緊急対応で追われています。
彼からの依頼は、すべて「緊急」と化しているため、周りのメンバーがその対応に追われてしまい、本来やるべき業務の進捗が遅れてしまうという、負の循環となってしまうのです。
炎上してから対応するという「リアクティブ対応」ではなく、先手を打っていく「プロアクティブ対応」を心掛けたいものです。
まとめ
やることがたくさんあると、それだけでストレスになってしまいます。そんな時は、タスクを書き出して、アイゼンハワーマトリックスを使って、やるべき事とやる必要のない事を識別して、業務の締め切りを設定しましょう。
いつまでに、何をすべきを決定したら、気分も楽になります！
ぜひお試しください。
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